بنام خدا
بیاد می آورم دوران کودکی ام را که همیشه در سیاهی سقف آسمان بدنبال یافتن آن نقطه نورانی متحرکی بودم که آن را بعنوان "قمر مصنوعی" به من شناسانده بودند. همزمان که اعماق آسمان را جستجو می کردم، همیشه با خود فکر میکردم که این قمر مصنوعی ساخت امریکا و شوروی، چطور به فضا رفته است؟ در آنجا چه میکند و عاقبت به کجا میرود و پرسش های دیگر..... در نهایت هم خودم را راضی می کردم که روزی دانشمند می شوم و پاسخ همه این سئوالات را پیدا میکنم!
سی سال از آن زمانها گذشت و البته من دانشمند نشدم. اما اکنون با کمک اینترنت، میتوانم حرکت این دوست قدیمی را که امید ایرانی نام دارد و ساخت دانشمندان هموطنم است، در هر لحظه ردیابی کنم و به انتظار فرا رسیدن شب و ساعتها جستجو برای یافتن اش نباشم. اگر شما هم مایل بودید میتوانید در هر لحظه او در اینجا ببینید و مسیرش را ردیابی کنید: اینجا را کلیک کنید
اکنون این خاطره برای من می تواند تعبیر دیگری نیز داشته باشد. چنانچه علاقه دوران کودکی را با دغدغه های بزرگسالی تلفیق کنم، ماهواره امید میتواند تعبیر یک کسب وکار (business) را داشته باشد. در این حالت طراحی ماهواره، طراحی کسب وکار (business plan)؛ پرتاب ماهواره ، راه اندازی کسب وکار (launching a business) ؛ گردش ماهواره ، چرخش کسب وکار ( business running) و ردیابی ماهواره میتواند حکم نظارت بر کسب وکار (business monitoring) را داشته باشد.
آنچه میان این دو مشترک است، نقش منحصربفرد و ویژه فناوری اطلاعات می باشد. دانشمند فضائی و یا صاحب کسب و کار، هر دو برای اطمینان از کسب موفقیت، تا حد زیادی به بکارگیری صحیح فناوری اطلاعات وابسته هستند.
همانند دانشمندانی که با استفاده از داده های مختلف، ماهواره امید را در فضا رصد و مسیر حرکت اش را پیش بینی می نمابند، ما نیز در مدیریت کسب و کار نیازمندیم تا به تحليل داده ها و ساماندهی اطلاعات بپردازیم، بگونه ای که منجر به نتایج قابل استفاده گردد.
اما این مهم چگونه میسر است؟
در پستهای قبل، به بحث کنترل اطلاعات پرداختم و در توضیح سه اصل پیشنهادی برای استفاده مناسب از این مفهوم، به لزوم استخراج الگوهای مناسب از داده ها (معدن طلای) اشاره نمودم. اکنون در ادامه به توضیحاتی در این مورد میپردازم.
داده ها را رصد و ساماندهى كنید
همانند دو مرحله قبل یعنی گردآورى داده ها و ذخیره سازی ایمن آنها(Data Warehousing) ، در این مرحله نیز میتوان از ابزارهای (سخت افزار-نرم افزار) متعددی استفاده نمود. بطور مثال نرم افزارهاى IBM، میتوانند اطلاعات را از پرونده هاى الكترونيكى و وسايل پزشكى مختلف دريافت و آنها را بصورت الگوهایی در مورد سلامت اشخاص دربياورند و یا نرم افزارهای CRM، ERP ، SCM و ...که امروزه تحت عنوان کلی هوشمندي كسب و كار(Business Intelligence) بکار میروند، الگوهای اطلاعاتی مناسبی را براي پشتيباني از فرايند تصميم گيري بویژه در سطح تصمیم های کلان و استراتژیک کسب وکارها ایجاد میکنند.انتخاب و بکارگیری این ابزار و نرم افزارها در صنایع و شرکتهای بزرگ، نیازمند ساز و کار لازم و صرف منابع و هزینه های خاص است. اما در کسب و کارهای کوچک نیز میتوان با بکارگیری نرم افزارهای ساده و حتی با استفاده از Microsoft Office به ساماندهی داده ها پرداخت. البته قصد من در اینجا معرفی انواع نرم افزارها و یا شیوه انجام کار آنها نمی باشد چرا که مشخصات هرکدام از آنها متفاوت بوده و دراین خصوص اطلاعات زیادی بسته به هر کاربرد وجود دارد. بلکه قصد من بطور مشخص تاکید بر این دیدگاه است که در هر کسب و کار (کوچک یا بزرگ) ، این تفکر باید در مدیریت آن نهادینه شود که ساماندهی داده ها و ایجاد الگوهای اطلاعاتی از اهمیت فوق العاده ای برای آن برخوردار است.
نکته مهم دیگری که می خواهم توجه شما را بدان جلب نمایم این است که در تهیه و استخراج گزارشات و الگوهای اطلاعاتی، دو بعد باید بطور همزمان مورد نظر باشند: پیش بینی آینده و مشاهده مسیر طی شده گذشته. در بسیاری از موارد تهیه گزارشات اطلاعاتی میتواند حکم آیینه عقب اتومبیل را داشته باشد و در این حالت خطری که ما را تهدید می کند آن است که بخواهیم به صرف نگاه به آئینه عقب، مسیر را طی کنیم. از سوی دیگر ممکن است در حالیکه چشم در افق دور دست دوخته ایم، بتدریج از مسیر صحیح خارج و سر از بیراهه در آوریم. پس باید توجه داشت که هیچکدام از این دو بتنهائی نمی توانند ما را در کنترل اوضاع کمک کنند و باید همزمان به هر دو توجه نمود.
همچنین بر اساس تجارب من این خطر وجود دارد که ما بتدریج فراموش کنیم که الگوها و گزارش های اطلاعاتی باید کاربردی و مفيد باشند. یکی از همکارانم که بتازگی با مباحث مربوط به مدیریت کیفیت آشنا شده بود، اصرار زیادی به ایجاد فرم های اطلاعاتی و گزارش های آماری متعدد داشت. در حالیکه این موضوع موجب اتلاف منابع و عدم تمرکز ما بر اهداف اصلی کسب وکار میگردد. این درست است که امکان تهیه ليست های مختلف و گزارشات متعدد از داده های جمع آوری شده میسر می باشد، اما نباید فراموش کرد که هدف، ارائه نتايجى است كه نیازهای اصلی کسب و کار را پوشش دهد و نه همه جوانب ممکن را.
بنظر میرسد که صحبت ما طولانی شد. پس ادامه بحث در این مورد را به پست های بعدی واگذار میکنم.
شما چقدر به استخراج گزارشات اطلاعاتی در کسب و کار خود می پردازید و به لزوم آن معتقد هستید؟
علی عظیمی-24 بهمن ماه 1387