بنام خدا

امروز پس از اینکه بحث داغی میان مدیران یک سازمان در مورد نحوه بکارگیری راه حل های مبتنی بر فناوری اطلاعات (IT solution) ایجاد شد، این سئوال برایم مطرح گردید که: "در فرایند بهبود و یا توسعه کسب و کار با استفاده از فناوري اطلاعات و ابزارهای آن، اولویت کدام است؟" هدف گذاری؟ انتخاب و تهیه ابزار ؟ نحوه پیاده سازی ؟ و ...

در آن جلسه، اختلاف اصلی در خصوص نحوه بکارگیری و پیاده سازی سیستم ERP در سازمان بود. عده ای معتقد بودند باید از بهترین نرم افزار موجود در بازار (و البته گرانقیمت) استفاده کرد و سپس ساختار موجود را بر اساس آن تغییر داد و عده دیگر معتقد به ایجاد یک سیستم اطلاعاتی ساده تر ولی مبتنی بر فرایندها و سازمان فعلی کسب وکار بودند. البته هر گروه استدلالهای خاص خود را داشتند و مباحث مفصلی نیز در این میان رد و بدل شد.

بر اساس تجارب من، تعیین اولويت‌ها مشكل‌ترين مرحله در تدوین نقشه راه میباشد. زیرا زمانی که قصد بکارگیری ابزار فناوری اطلاعات را داریم، مطرح شدن این تردید که: "بهتر است ابتدا ابزار را تهیه کنیم و بعد ویژگی های فعلی سازمان و کسب و کار را با آن مطابقت دهیم و یا اینکه ابزار را بر اساس شرایط موجود تهیه کنیم؟" منجر به چرخه ای میشود که شباهت زیادی با بحث معروف "منشا پیدایش مرغ و تخم مرغ" دارد.

من شخصا در بسیاری از موارد شاهد بوده ام که وقتي بحث کاربرد فناوری اطلاعات در کسب وکار و یا سازمان مطرح ميشود، اولين موردي که به ذهن مدیران ميرسد، تجهیز به بهترین ابزار فناوری است. زیرا غالبا این گمان وجود دارد که هرچه کسب و کار از تجهیزات (سخت افزار - نرم افزار) پیچیده تر و مفصل تری برخوردار باشد، عملکرد بهتری بدست خواهند آورد. اینگونه افراد غالبا بر این باور هستند که تجهیزات و ابزار، افراد و سازمان را تا حد زیادی به تبعیت وادار خواهد نمود و موجب هماهنگی اجباری آنها با فناوری خواهد شد.

اما من عقیده دارم که همیشه اینگونه نیست. زیرا چنانچه در یک بستر نا آماده، بویژه از نظر پذیرش نیروی انسانی، بهترین تجهیزات دنیا را هم بکار گیریم، کارائی و اثر بخشی لازم بدست نخواهد آمد و حتی ممکن است نتیجه معکوس به بار آورد. آیا مثال کاربرد رایانه در فروشگاه های آن پاساژ در شیراز را بیاد می آورید؟ (اینجا را ببینید). در آن مثال عینی شاهد بودیم که فناوری اطلاعات و ابزار آن نه تنها موجب بهبود کسب و کار فروشگاهها نمی گردد، بلکه ضمن اتلاف سرمایه، در حد یک سرگرمی تقلیل یافته بود. همینطور نمونه های دیگر که کم و بیش همه با آن مواجه شده ایم.

البته هیچکس مخالف استفاده از بهترین امکانات و ابزار نیست. اما این انتخاب باید درکنار شرایط دیگر و از همه مهمتر هزینه لازم و آمادگی پذیرش فناوری در کسب وکار مورد توجه قرار گیرد. در ساختاری که هنوز تفکر سیستمی كاربردي نشده و هدف از بکارگیری فناوري اطلاعات در جهت بهبود مدیریت اطلاعات تعریف و مشخص نشده است، حتی از ابزار ساده فناوری اطلاعات هم نباید انتظار ایجاد بهبود داشت. در چنین شرایطی است که میتوان پیش بینی کرد، صرف هرگونه هزینه برای خرید تجهیزات گرانقیمت، معادل ریختن پول به سطل زباله است!

جمع بندی:

اول- لازم است ابتدا نیازهای واقعی کسب و کار و راههای بهبود عملکرد آن را مشخص نمود و در مرحله بعد به سراغ راه حل های مبتنی بر فناوری اطلاعات رفت. اینکه ابتدا ابزار را تهیه کرد و سپس به فکر نحوه استفاده از آن افتاد، اشتباه نامطلوبی است که متاسفانه در کشور ما بشدت شیوع دارد و حتی سازمانهای بزرگ دولتی هم به دام آن می افتند.

دوم- در مرحله انتخاب راه حل باید به واقع بینانه ترین -و نه ایده ال ترین- راه حل توجه کرد. اگر با ایجاد یک سیستم اطلاعاتی ساده مبتنی بر 3 گزارش موثر ولی کاربردی ، امکان دستیابی به کارائی و بهبود مورد نظر وجود دارد، واقعا نیازی به خرید یک سیستم جامع و پیچیده با 15 نوع گزارش رنگارنگ نمی باشد. یادمان باشد قرار نیست از فناوری اطلاعات همانند ماشین لوکس برای فخر فروشی استفاده نمائیم و کارکردها و توانمندیهای ان را به رخ دیگران بکشیم. بلکه باید با قدرت فناوری اطلاعات، موجبات بهبود و رشد کسب و کار را فراهم آوریم.

سوم- بعد از انتخاب و قبل از هر تصمیم گیری برای خرید و بکار گیری ابزار فناوری اطلاعات، به این موضوع مهم توجه کنیم که قرار است "انسانها" این ابزار را به کار گیرند. از اینرو بطور جدی به آماده سازی افراد و توجه به مقاومت احتمالی آنها در برابر تغییر و بهبود، توجه کنیم. همانطور که در بالا نیز اشاره کردم، در اطراف ما بسیارند مواردی که علیرغم صرف هزینه سنگین برای تهیه ابزار، بدلیل بی توجهی به مقوله نیروی انسانی، نه تنها بهبود و پیشرفتی ایجاد نشده است، بلکه با مقاومت منفی افراد، بحران جدیدی هم ایجاد شده است.

نتیجه اینکه بنظر من در بسیاری از موارد، اولویت با سیستم کسب وکار (مرغ) است و فناوری اطلاعات بعنوان ابزار (تخم مرغ) باید در خدمت این سیستم باشد.

شما چه نظری دارید؟

علی عظیمی-17 اسفند 87