بنام خدا

اگر به شما بگویم که این روزها بطور متوسط یک سوم وقت مفید کاری ام را در جلسات میگذرانم، احتمالا پیش خود فکر میکنید دارم غلو میکنم و یا قصد فحرفروشی دارم. اما متاسفانه بنظر میرسد که برگزاری مداوم و متعدد جلسه ها در سازمانها بدلیل عدم وجود برنامه ریزی منسجم یک عادت شده است. البته در بسیاری موارد نیز برگزاری جلسه ضروری و اجتناب ناپذیر است. پس باید تا حد امکان از فرصت آن استفاده کرد و زمینه را برای اخذ نتایج لازم مهیا نمود.

اما مشکلی در این میان وجود دارد! متاسفانه غالب جلساتی که برگزار میشوند بدون ساختار، برنامه و در نتیجه بیفایده هستند. البته در خصوص نحوه برگزاری جلسه های موفق بحد کافی مطلب و نوشته وجود دارد که میتوان از آنها سود برد. اما بیائید ببینیم از دیدگاه کاربرد فناوری اطلاعات برای بهره گیری بیشتر از جلسات چه اقداماتی میتوان انجام داد؟

اول- در ابتدا و بعنوان مهمترین نکته باید بگویم که در طی یک جلسه چنانچه داده های لازم و کافی وجود نداشته باشد، غالبا کار به سیاست بازی خواهد کشید. اما وقتی در رابطه با موضوع جلسه داده های کافی و اطلاعات مناسب وجود داشته باشد، دیگر نیازی به ترفند نیست. بنابراین شرایطی فراهم کنید تا موضوع بحث بر مبنای داده ها و شواهد واقعی قرار گیرد. مطمئن باشید در این حالت تصمیم گیری و اخذ نتیجه بسیار راحتتر خواهد بود.

دوم- همانطور که میدانید، تصاویر قدرت عجیبی در انتقال مفاهیم بر روی مغز دارند و آمار و نمودارها در انجام مقایسه در کمترین زمان ممکن به ما کمک میکنند. بنابراین استفاده از برنامه های ارائه مطلب مانندPowerpoint  را فراموش نکنید. برای بیان اطلاعات کلیدی و جداول نیز Excel قابلیت های خوبی دارد. کاربرد این برنامه ها بسیار ساده است و نتیجه آن در سرعت انتقال مفاهیم به همه افراد حاضر در جلسه باورکردنی نیست.

ضمن اینکه با آماده سازی جداول و نمودارهای Excel و یا اسلایدهای Powerpoint ، در واقع در ذهن خود چند بار سناریوی بیان مطالب و همچنین ترتیب ارائه توضیحات را تمرین میکنید و این در نحوه بیان شما و نتیجه گیری بسیار موثر و نتیجه بخش خواهد بود.   

سوم- جمع شدن افراد به دور یک میز و در یک محدوده زمانی مشخص بخودی خود نتیجه بخش نیست. پس چه باید کرد؟ باید برنامه مشخصی وجود داشته باشد که در آن بطور شفاف "موضوع"- "زمانبندی" و " هدف" جلسه بیان شود. این برنامه باید قبل از جلسه بنحو مناسب اطلاع رسانی گردد. این روش کمک میکند تا افراد بر روی رسیدن به هدف بهتر متمرکز شوند.

امروزه با وجود امکاناتی مانند پست الکترونیک و تلفن همراه دیگر عذری مبنی بر عدم امکان دسترسی و اطلاع رسانی به افراد در این مورد پذیرفتنی نیست.شما باید قبل از هر جلسه و در فرصت زمانی مناسب، کلیه افراد را از طریق نمابر، پست الکترونیک و حتی تلفن، در جریان برنامه جلسه بگذارید تا آمادگی لازم در مورد جلسه ایجاد شود.

چهارم- برای برگزاری یک جلسه موفق عوامل متعددی وجود دارند که باید برای همه آنها پیش بینی لازم شده باشد.امروزه نرم افزارهای مناسبی وجود دارند که کنترل این عوامل را برای شما فراهم و ساده میکنند. برخی از این نرم افزارها رایگان و بصورت آنلاین در دسترس هستند.مانند: Meeting Room Scheduling Made Easy

البته اشتباه برداشت نشود! هیچ نرم افزاری نمیتواند عمل برنامه ریزی جلسات را با تمام جزئیات انجام دهد و این وظیفه بعهده خود شما است. این ابزار تنها در حد دستیاری و جلوگیری از فراموش شدن اقدامات بکار می روند.آنها به ما کمک میکنند تا مدیریت مراسم را (بویژه در جلسات بزرگ) بهتر انجام دهیم.

پنجم- متاسفانه اغلب ما به یاداشت برداری و تهیه صورتجلسه علاقه چندانی نداریم و به همین دلیل پش از گذشت مدتی، اختلافات زیادی بوجود می آید که منجر به تکرار جلسه و بحث های تکراری میشود. زیرا افراد نمیتوانند بدرستی تصمیم های قبلی را بیاد آورند. ضمن اینکه دراین حالت اطلاع رسانی به افراد غایب در جلسه در خصوص نتایج جلسه نیز دشوار میشود.

اگر فکر میکنید نوشتن صورتجلسه خیلی سخت است، میتوانید از فناوری کمک بگیرید! شما میتوانید از وایت بردهای دیجیتال که مطالب نوشته شده بر روی خود را پرینت می کنند و یا از دستگاههای ضبط کننده کوچک و ارزان mp3 برای ضبط مکالمات بمنظور پیاده سازی دقیق توافقات ایجاد شده استفاده کنید. البته در این مورد قبلا به حضار آگاهی دهید تا منجر به سو تفاهم نشود!

ارسال صورت جلسه با استفاده از پست الکترونیک برای حضار و غائبین در جلسه این حسن را دارد که میتوانید همه را بطور یکسان در جریان نتایج و اقدامات بعدی قراردهید و ادعای احتمالی عدم دریافت صورتجلسه را رد کنید!

ششم- بنظر من برگزاری دو جلسه 40 دقیقه ای بسیار موثرتر از یک جلسه 80 دقیقه ای است. زیرا هرچه افراد مدت زمان بیشتری را در جلسه میگذرانند، خسته تر شده و به همین نسبت توافق سخت تر و یا سهل انگارانه تر میشود. من شخصا این قاعده را در مورد جلسات خود اجرا و نتیجه مناسبی در برگزاری جلسات کوتاه مدت گرفته ام.

اما برای بهره گیری از جلسات کوتاه مدت لازم است تا حد امکان اخلالگرانی که موجب برهم خوردن نظم و اتلاف وقت میشوند را از جلسه دور کرد. بدترین این اخلالگران تلفن همراه است. متاسفانه بر خلاف 5 توصیه قبلی که بر مبنای بکارگیری ابزار فناوری اطلاعات بود، باید در توصیه ششم شما را از همراهی و توجه به این ابزار فناوری اطلاعات در طی جلسه بدلیل نقش مخرب آن در برهم زدن تمرکز جلسه پرهیز دهم. ضمن اینکه درواقع پاسخگوئی به تلفن در طی یک جلسه، بی احترامی به دیگران محسوب میشود.

هفتم-  عامل مخرب دیگر در تمرکز جلسات، رایانه همراه می باشد که متاسفانه این روزها نقش تخریبی آن در حال گسترش است. علیرغم اینکه میتوان از این وسیله برای مرور مطالب و مدارک و تجزیه و تحلیل داده ها استفاده بهتری کرد، اما عمده افراد از آن برای فرار از حضور ذهنی و بقول معروف بازیگوشی استفاده می کنند. این کار ضمن اینکه نوعی بی احترامی است، موجب عدم حضور آنها در بحث و عدم کارائی مناسب جلسه و نتایج آن خواهد شد.

هشتم- چندی پیش در دانشگاه شیراز شاهد جلسه دفاع از پایان نامه ای بودم که در آن دانشجو در شیراز ، استاد راهنما در امریکا و استاد مشاور در انگلیس مستقر بودند.در آنجا بود که بخودم گفتم: جلسه هم جلسه های جدید!

امروز دیگر اجباری به مسافرت برای جمع شدن افراد دور یک میز برای بحث و گفتگو نیست. با کاربرد بهینه ابزار ارتباطی از قبیل تله کنفرانس- ویوئو کنفرانس و سایر فناوری های بر بستر وب میتوان از فرصت جلسات نهایت استفاده را در ایجاد هماهنگی و توافق بین افراد بدون توجه به مکان فیزیکی و یا ساعت زمانی آنها ایجاد کرد. متاسفانه این موضوع در ایران چندان معمول نشده است و چه بسیار افرادی که برای شرکت در یک جلسه 2 ساعته ضمن زحمت سفر، موجب ایجاد ترافیک در سفرهای درون و برون شهری میشوند.

همانطور که می بینید، با کاربرد فناوری اطلاعات و رعایت برخی اصول ساده و بدیهی،  میتوان ضمن استفاده بهتر از فرصت جلسه ها از اتلاف وقت جلوگیری نمود و نتایج بهتری بدست آورد. اینها ایده های من بر اساس تجربیاتم از برگزاری جلسات موفق بودند. امیدوارم در پیاده سازی آنها موفق باشید.

راستی شما چه تجربیات موفقی در استفاده از فناوری اطلاعات در این زمینه دارید؟

علی عظیمی 8- اردی بهشت 1388

برگشت به صفحه اصلی